A díjbekérő vagy más néven proforma számla egy olyan bizonylat, ami nem minősül számlának, de segítségével bizonyos esetekben elkerülhető, hogy olyan termékek, szolgáltatások eladása után is fizess áfát, aminek az ellenértéke nem érkezett meg a vállalkozásodhoz.
A magyarországi szabályozások szerint a vállalkozásodnak minden kiállított (áfás) számla után meg kell fizetnie az áfa értékét, függetlenül attól, hogy a számla ellenértékét kifizették vagy sem. Ebből következően azon kiállított számlák után is meg kell fizetned az áfát, aminek az ellenértékét nem kaptad meg, így azt meg kell előlegezned.
A díjbekérő ezt a problémát hivatott ellensúlyozni bizonyos esetekben. Akkor állíthatsz ki díjbekérőt, ha egyik oldalon sem, azaz sem az ügyfelénél, sem a vállalkozásánál nem történt teljesítés. Tehát az ügyfeled nem fizetett, te pedig nem adtál át árut, nem nyújtottál szolgáltatást.
Egy egyszerű példán keresztül szemléltetve ez a következőképpen működik:
A vállalkozásod kap egy megrendelést egy árura vagy szolgáltatásra. Ahelyett, hogy számlát állítanál ki, egy díjbekérőt küldesz a megrendelőnek, mivel még csak megrendelés történt, de gazdasági esemény nem (a megrendelő még nem fizetett, te pedig nem adtad át az árut, nem nyújtottál szolgáltatást). A díjbekérő alapján a megrendelő elutalja az áru vagy szolgáltatás ellenértékét (tehát a megrendelő oldaláról teljesítés történt). Ebben a fázisban már köteles vagy kiállítani az “éles” számlát, majd az árut átadni vagy a szolgáltatást nyújtani (a te oldaladról is megtörténik a teljesítés). Természetesen a kiállított számla után meg kell fizetned az áfát, de mivel a megrendelő a díjbekérő alapján már utalt, ezért van miből kifizetned azt, nem kell megelőlegezned.
A számlázó program segítségével a díjbekérőből egy gombnyomással tudsz számlát készíteni, így az utalást követően egyszerűen elkészítheted az “éles” számlát, nem kell újra kiválasztanod a partnert, felrögzítened a tételeket. A díjbekérő mellett a számlázó programban megjelenik, hogy készült-e már belőle számla, és ha igen, azonnal meg is tekintheted. Természetesen ez fordítva is igaz, bármikor megnézheted, hogy egy adott számla melyik díjbekérőből készült.