Online számlázás

A számlázó rendszer internetes felhasználói felülettel rendelkezik, amelynek legnagyobb előnye, hogy bármikor, bárhonnan elérhető. Nem kell telepítene számítógépére semmilyen programot, nincs szüksége drága számítástechnikai eszközökre (amin internetezni tud, azon számlázni is), és nem kell azért fizetnie, ha a számlázó programot több számítógépről használja. Nincsenek plusz költségei számítógépcsere esetén sem. Nincsenek telepítési és rendszer bevezetési díjak, bemutató videónk segítségével pillanatok alatt megtanulja kezelni számlázó programunkat, így az oktatási költségektől is megkíméljük.

Fizikailag több helyről szeretné használni a számlázó programot?

Az internetes számlázó ezt a problémáját is megoldja. Egy számítógépre telepített szoftver esetén ahhoz, hogy fizikailag elkülönült helyeken (telephely, iroda, lakás, utca) ugyanazt a programot tudja használni, komoly beruházásokra van szüksége. Először is kell egy szerver gép, egy szerveroperációs rendszer, illetve egy olyan szoftver, amivel távoli asztali kapcsolaton keresztül a másik telephelyéről is el tudja érni a programot. Természetesen ebben az esetben is interneten keresztül használja azt.

Az Online Management webes számlázó programjával megkíméli magát ezektől a költségektől, mert valóban bármikor, bárhonnan elérhető. Csak egy számítógépre vagy laptopra van szüksége és egy internetkapcsolatra. Akár WIFI-n keresztül is tudja használni. Mindig, mindenhol ugyanazt a saját adatbázisát fogja látni.

Az ügyfele telephelyén kell a számlát kiállítania?

Online számlázó programunk erre a problémára is megoldást kínál Önnek. Nem kell számlatömböt használnia pusztán azért, mert csak partnerénél, a helyszínen határozzák meg a számla végösszegét és tartalmát. Az online számlázó révén lehetősége nyílik igényes gépi számla kiállítására a saját vállalkozása logójával ellátva. Természetesen készpénzes számlákat is ki tud állítani, így ügyfelei azonnal fizethetnek a vásárolt termékekért, igénybe vett szolgáltatásokért.
Partnerével történt egyeztetés után azonnal elkészítheti a számára szóló árajánlatot, készíthet díjbekérőt, kiállíthatja előleg-, illetve végszámláit.

Rendszerfüggetlen számlázó program

Az online számlázó szoftver bármilyen elavult számítógépről, laptopról használható, amin internet kapcsolat működik, függetlenül attól, hogy Ön Windows, Mac Os, vagy Linux operációs rendszert használ. A legelterjedtebb böngészők bármelyikén futtatható a számlázó program.
A könnyebb használat érdekében, érdemes a böngésző Kedvencek menüjébe elmenteni az oldalt. Nincs szüksége telepítésre, drága számítógépre, informatikai hálózatra, és szaktudásra. A program frissítését automatikusan elvégezzük, így mindig a legújabb, a jogszabályoknak megfelelő számlázó szoftvert használhatja.

Biztonság

Szerver tanúsítvány
ellenőrzése

Online számlázó rendszerünket Ön HTTPS biztonságos protokollal, titkosított SSL csatornán keresztül éri el. A böngészője címsorában a következő szerepel: „https://omnt-program.hu”.
A böngésző és a szerver közötti adatforgalom így végig visszakövethetetlen formában zajlik.
A böngésző és a szerver közötti adatforgalom így végig visszakövethetetlen formában zajlik. Ilyen biztonságos protokollt használnak például a bankok, amikor Ön az interneten keresztül küldi el utalásait, de az ügyfélkapun is ezt alkalmazzák, amikor elektronikus adóbevallását adja fel.
Az SSL tanúsítványt a NETLOCK ZRT. biztosítja számunkra, melynek védett logóját így hivatalosan is használhatjuk honlapunkon.

Szervereink biztonsága

Egy szerverparkban elhelyezett szerverről működtetve adatai sokkal nagyobb biztonságban vannak, mintha a saját számítógépén tárolná azokat. Szervereinken Linux operációs rendszer fut, ami már önmagában biztonságosabb és stabilabb működést tesz lehetővé, mint egy Windows. Mind fizikai, mind elektronikus megközelítésben is jóval nagyobb biztonságban vannak adatai, hacsak nem rendelkezik egy őrzött, fizikai, hardveres tűzfallal ellátott, internetes gerinchálózatra kötött szerverparkkal, melyben folyamatos adatmentések és jónéhány szakember folyamatos felügyelete mellett használhatja szerverét.

Adatvédelem

Az Ön és a vállalkozása adatait, a számlázó programban rögzített összes adatot bizalmasan kezeljük, harmadik fél részére át nem adjuk, nyilvánosságra nem hozzuk.
Az Online Management Kft. az adatkezelési bejelentési kötelezettségnek eleget téve a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság adatvédelmi nyilvántartásba történő bejelentésének ügyszáma: NAIH-2536-2/2012/V.
A számlázó programba Ön által felrögzített adatok bizalmas információnak minősülnek, erre tekintettel az Online Management Kft. kötelezi magát, hogy a felhasználó által rögzített minden adatot, információt, dokumentációt bizalmasan, üzleti titokként kezel.

Miért jobb a számlatömbnél?

A számlázó programot alapvetően két nagyon fontos szempont miatt javasoljuk a számlatömb helyett:

1) A számlatömb károsodhat, tönkremehet, elázhat, elveszhet és el is lophatják, aminek igen komoly következményei vannak. Amennyiben elveszti vagy ellopják a tömböt, a visszaélések kockázatának elkerülése érdekében legalább a Pénzügyi Közlönyben közzé kell tennie. A számlatömb érvénytelenítésének bizonyítékát az adó megállapításához való jog elévüléséig meg kell őriznie, ami akár 8 év is lehet. Az elvesztéssel, ellopással az iratmegőrzési kötelezettségének nem tud eleget tenni, amiről a hatályos jogszabály a következőket mondja ki:

Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény, Mulasztási bírság 172.§ 20/a bekezdése:

"Amennyiben az adózó iratmegőrzési kötelezettségének a nyomdai úton előállított számla, nyugta megőrzésének elmulasztásával nem tesz eleget, függetlenül attól, hogy a számla, illetve nyugta felhasználása ténylegesen megtörtént-e, a kiszabható mulasztási bírság összege magánszemély esetén 200 ezer forint, más adózó esetében 500 ezer forint és a hiányzó számlák, illetve nyugták számának szorzata által meghatározott összegig terjedhet."

Tehát függetlenül attól, hogy a számlatömb csak üres lapokat tartalmaz, vagy állított ki már belőle számlát, a bírság akár a benne lévő számlák darabszáma szorozva 500 ezer forinttal is lehet. Reméljük, a maximális bírságot csak szándékos adóelkerülés vagy adócsalás esetében alkalmazzák, de mindenesetre számlatömböt használni 2012-től komoly kockázatot jelent.

Amennyiben kiállított számlák is voltak a tömbben, úgy a partnereitől (akiknek számlát állított ki) egy hitelesített számlamásolatot kell visszakérnie, ami nem kis feladat és sok utánajárást, energiát, időt jelent.

2) Alapvető különbség van, ha papír tömbben készíti a számláit vagy a számlázó programban. Nem élünk olyan közhelyekkel, hogy szebb a számla, komolyabb megjelenést takar, de a számlázó szoftverben ki tudja egyenlíteni számláit, meg tudja nézni, hogy mely számláknak járt le a fizetési határideje, de még nem lettek kiegyenlítve. Számlamásolatokat készíthet és küldhet partnereinek, amit egy számlatömb esetében nem tehet meg. A számlákat e-mailben is el tudja küldeni partnerének, könyvelőjének. Listákat, kimutatásokat, eladási statisztikákat készíthet, excelbe, pdf-be mentheti azokat.

Legtöbben azért választják a számlatömböt, mert azt mindenhova vihetik magukkal, és bárhol állíthatnak ki számlát. Az online számlázó program segítségével ezt ugyanúgy megteheti, hiszen partnere számítógépéről, saját laptopjáról, mobiltelefonjáról állíthat ki számlát, majd azt átküldheti e-mailen vagy wifin keresztül akár egy nyomtatóra is.
Ne kockáztasson a számlatömbbel! Használjon számlázó programot!

Díjbekérő

A díjbekérő vagy más néven proforma számla egy olyan bizonylat, ami nem minősül számlának, de segítségével bizonyos esetekben elkerülhető, hogy olyan termékek, szolgáltatások eladása után is fizessen áfát, aminek az ellenértéke nem érkezett meg a vállalkozásához.

A magyarországi szabályozások szerint az Ön vállalkozásának minden kiállított (áfás) számla után meg kell fizetnie az áfa értékét, függetlenül attól, hogy a számla ellenértékét kifizették Önnek vagy sem. Ebből következően azon kiállított számlák után is meg kell fizetnie az áfát, aminek az ellenértékét nem kapta meg, így azt meg kell előlegeznie.
A díjbekérő ezt a problémát hivatott ellensúlyozni bizonyos esetekben. Akkor állíthat ki díjbekérőt, ha egyik oldalon sem, azaz sem az ügyfelénél, sem az Ön vállalkozásánál nem történt teljesítés. Tehát az ügyfele nem fizetett, Ön pedig nem adott át árut, nem nyújtott szolgáltatást.

Egy egyszerű példán keresztül szemléltetve ez a következőképpen működik:
Az Ön vállalkozása kap egy megrendelést egy árura vagy szolgáltatásra. Ahelyett, hogy számlát állítana ki, Ön egy díjbekérőt küld a megrendelőnek, mivel még csak megrendelés történt, de gazdasági esemény nem (a megrendelő még nem fizetett, Ön pedig nem adta át az árut, nem nyújtott szolgáltatást). A díjbekérő alapján a megrendelő elutalja az áru vagy szolgáltatás ellenértékét (tehát a megrendelő oldaláról teljesítés történt). Ebben a fázisban Ön már köteles kiállítani az “éles” számlát, majd az árut átadni vagy a szolgáltatást nyújtani (az Ön oldaláról is megtörténik a teljesítés). Természetesen a kiállított számla után meg kell fizetnie az áfát, de mivel a megrendelő a díjbekérő alapján már utalt, ezért van miből kifizetnie azt, nem kell megelőlegeznie.

A számlázó program segítségével a díjbekérőből egy gombnyomással tud számlát készíteni, így az utalást követően egyszerűen elkészítheti az “éles” számlát, nem kell újra kiválasztania a partnert, felrögzítenie a tételeket. A díjbekérő mellett a számlázó programban megjelenik, hogy készült-e már belőle számla, és ha igen, azonnal meg is tekintheti. Természetesen ez fordítva is igaz, bármikor megnézheti, hogy egy adott számla melyik díjbekérőből készült.

Kimenő számla, előleg számla

A számlázó programból kiállítható normál kimenő számla, ezalatt a szokásos áfás számlát értjük. A kiállított számlák megfelelnek a hatályos jogszabályoknak, amiről igazolást állítunk ki vállalkozása részére. Lehetősége van kiállítani előleg számlát, majd elkészítheti a hozzá tartozó végszámlát is. A számlákon feltüntetheti vállalkozása logóját, szabad szöveges megjegyzéseket írhat, kedvezményeket adhat. Beállíthatja, hogy az egyes számlákra milyen elemek kerüljenek rá, mint például a “Közvetített szolgáltatást tartalmaz”, a “Fizetve” feliratok, a számla kiállítójának (a programba belépett felhasználó) neve. Eldöntheti, hogy a számlán szerepeljen-e az aláírás és bélyegző helye, feltüntetésre kerüljön, hogy a számla eredeti vagy másolat.

2010. szeptember 27-től a számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számlán nem kell feltüntetni, hogy az eredeti vagy másolati példány a 24/1995. PM rendelet 1/F. § (1) bekezdésének hatályon kívül helyezése következtében.

A számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számla esetében sem az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.), sem a 24/1995. PM rendelet nem írja elő kötelező tartalmi elemként az aláírást és a bélyegző használatát.

Az eredeti-másolat feltüntetés elvetésének köszönhetően többé nem jelent gondot, ha elakad a nyomtatóban a papír és nem sikerült elsőre kinyomtatni a számlát, mivel így annyiszor nyomtathatja ki ugyanazt a számlát, ahányszor szeretné.
A számlák pdf formátumban készülnek el. Az elkészült számlákat az online számlázó programból azonnal kiküldheti ügyfelének a szoftver beépített levelező rendszerén keresztül, így nincs szüksége saját levelező rendszerre, akárhonnan is használja a programunkat.

Bejövő számlák

Számlázó programunkban nemcsak a kimenő, hanem a bejövő számláit is felrögzítheti. A költségszámlák rögzítésével egy helyen tarthatja nyilván bevételeit és költségeit. Különösen hasznos, ha a számlalistákat excelbe lementve további információkhoz szeretne jutni. Nem csak azért, mert könnyedén megtekintheti, hogy mire mennyit költött, de a két számlatípus áfa értékeinek összevetésével megtekintheti, hogy egy adott időszakra les- e, és mekkora lesz az áfa fizetési kötelezettsége, vagy mennyi áfát igényelhet vissza.

Termék-, és partnercsoportok

Lehetősége van a partnereit és termékeit, vagy szolgáltatásait különböző csoportosításokba rakni. Csoportokra szűkíteni, keresni is tud, így kimutatásokat készíthet egy-egy csoportról. A csoportokat számtalan módon használhatja, például létrehozhat olyan partnercsoportokat, mint kiemelt ügyfél, vagy kisker, nagyker, budapesti, vidéki stb. Termékek esetén például létrehozhat olyan termékcsoportokat, mint saját termék, továbbadott termék, késztermék, félkész termék, vagy bármi más, ami szerint Ön csoportosítani szeretné a termékeit. Szolgáltatásoknál ugyanez a helyzet, ha pedig termékeket és szolgáltatásokat is számláz, akkor akár azt is felveheti, hogy termék vagy szolgáltatás, így egy lekérdezésnél ezeket meg tudja különböztetni.

Egy partner vagy egy termék több csoportba is tartozhat (pl.: nagyker és kiemelt ügyfél és budapesti csoportba is tartozhat egy partner), így még pontosabb kimutatásokat tud készíteni. A csoportokra a bizonylatok szűkítésénél is lehet keresni a számlázó programban, azaz megnézheti, hogy például az elmúlt három hónapban mennyi számlát állított ki kiemelt ügyfeleinek, illetve kiemelt ügyfeleinek egy adott termékcsoportból vagy szolgáltatáscsoportból mennyit értékesített.